本日は、2017年3月26日日曜日です
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Evernoteを使って、忙しくても着実に凡ミスをなくし、プロジェクトを進める

 既にEvernoteを使っている人はたくさんいると思いますが、最近特に忙しくなってきてからEvernoteに助けられることも多くなってきたので、その魅力と私たちの使い方について少しだけご紹介しておきます。今回ご紹介しているEvernoteを使って忙しくても着実に凡ミスをなくしプロジェクトを進める方法というのは、いろいろな機能を使い倒しているわけでもなく、とてもシンプルな使い方ですので、詳しい方がいらっしゃいましたら、コメントでEvernote活用の方法をシェアいただけると光栄です。

Evernoteはいちいち整理しない

 Evernoteの使い方の基本は「とにかく保存する」に尽きます。これは、私の場合ですが、毎日仕事を始める際に今日のスケジュールチェックなんていちいちやっていません。というのも、前の晩から既に明日の最優先事項は頭に入っているので、そのことから着手する習慣になっているからです。

仕事を始めると、インターネット検索をよく使いますし、Gmailのアラート機能も使っていますので、仕事に関連するニュースや記事がメールで都度知らされます。しかし、既に始めている業務を止めて記事全文を読む時間はありませんので、ザッと読んだ後、後から使えそうだったら、Evernoteに記事を保存したり、ブックマークしておきます。

この際に行うのは「タグ付け」と「1、2行のメモ」を残します。

 お仕事としては、原稿の校閲作業や編集、ウェブサイトの作成やクライアントとのミーティングなどが主ですが、常にEvernoteは立ち上げたままで、作業をしています。そうすることで必要な時は、ネット検索ではなく、初めにEvernote検索を行って、関連ノートをチェックしたり、進捗を追記しながら作業を進めるわけです。

以前、Evernoteの使い方を教えて欲しいと言われた際に相談されたのが、Evernoteの「フォルダー」に該当する「ノートブック」の使い方や整理の方法です。しかし、私はこの「ノートブック」は6個しか準備していませんし、ノートブック単位で何かを見るということはほとんどありません。

Evernoteを使い始めて、私の中では「集めた情報を整理する」という習慣がほぼほぼ向け落ちてきています。なぜなら、集めた情報をEvernoteに記憶させておき、必要な時は「検索」することで、Evernoteが情報を整理し表示してくれるからです。

 自分でノートを新規作成してメモした文章の中やブックマークした記事の中に、今後検索で呼び出しそうな言葉が入っているかどうかは確信が持てませんので、必ず「タグ付け」を実行しています。そして、それぞれの情報やノートは何かしらの業務の際に集めたり、書き足したりしたものですので、その業務や作業の締め切りに合わせリマインダー機能を設定しておきます。こうしておくことで、わざわざ、その都度スケジュール帳やアプリを見ながら整理する必要がないというわけです。

Evernoteを使う際には、一旦「整理する」という習慣を脇に置いて、ひたすら保存する。そして必要な時にネット検索のようにEvernoteで検索して、情報を呼び出すのが一番シンプルで早い使い方だと感じています。

チェックボックスとリマインダーがとても便利

 特に仕事が忙しくなったりすると、スケジュール上でダブルブッキングが起こったり、ちょっとした「抜け」なんかが発生するてtことありますよね。そんな「凡ミス」をなくすために私がやっているのは、Evernoteのノート機能にある「チェックボックス」の利用と、リマインダーの利用です。

Evernoteにはスケジュール機能がありませんし、既存のスケジュールアプリとの連携機能はGoogleカレンダーやOutlookとの連携はありますが、私は使っていません。理由は、新しい機能を使いこなすための「お勉強時間」を今の所確保できていないからです(汗)

今後は、「カレンダーと Evernote をうまく活用する 3 つの方法」という公式記事も上がっていますので、時間をとってさらなる効率化を目指したいと思います。

スケジュール管理アプリとEvernoteの連携を行なっていない私ですが、現在は「スケジュール」というノートを1枚準備し、そのノートに日付とメモをひたすら書き残しています。そして、もっとも近い日付に対してリマインダーをセットするわけです。こうすると、日付順ではなく、その予定が入った順番で今後のスケジュールを確認することができます。

日付も記載していますので、予定内容と日程に矛盾がないかもすぐにチェックできますし、ひとつの関連したテーマに付随する予定も同時にチェックできますので、新たな予定が入りそうな時は、そのどのタイミングで予定を入れることが最適なのかも把握することができます。

 既に決まった予定の日程を変更するという習慣は、なかなか始めの頃は抵抗がありましたが、実際にやってみると、ただ単に空いている日に新たな予定を入れるよりも作業の進みが良いこと、そして、お客さんにもより多くの情報を提供できるなど多くのメリットがありました。

いくつものページにいくつものチェックボックスと日付が書き込まれており、リマインダー機能もその都度セットしていますが、大抵予定日の朝7時30分に通知が来るようにしています。

こうすることによって、その日1日のタスクが朝一番に送られて来るわけです。そうやって、前の晩に記憶したその日の最優先事項とEvernoteから通知されたタスクを確認し、日付を移動すべきものは移動し、業務に取り掛かっているわけです。

スマホアプリとPC連携は必須

 Evernoteのアプリはパソコン用とスマートフォン用を使い、常に同期させています。仕事中にスマホを見る機会はあまりありませんし、パソコン仕事が多いですので、Evernoteへの入力はパソコンがメインです。Evernoteのスマホアプリでの入力に関しては、パソコンでの入力機能にいくつか制限があります(アイコンの中に隠れている機能も多いので、忘れている機能もあります)ので、スマホでEvernoteに入力する際などは、情報不足のまま記憶させてしまうことも少なくありません。

そういったスマホから記憶させたノートには「加筆」というノートブック(フォルダ機能)を使って、整理し、実際に情報を加筆した後は、この「加筆ノートブック」から、該当するノートブックに移動させます。暇な時間やランチの待ち時間などを使って、この「加筆ノートブック」にあるノートを減らす作業をしているわけです。

パソコンとスマホアプリを連携していて助かっていることは他にもあります。

それは、リマインダー機能の通知に関してです。Evernoteのリマインダー内容は、iPhoneのリマインダーアプリにコピペしています。このiPhoneリマインダーとスケジュールアプリを連携させていますので、その時間になると、スマホとパソコンの両方で「ぶ〜ぶ〜」と通知音がなります。

 これも私の性格なのでしょうが、スケジュールは詰め込めるだけ詰め込んで、その開始時間に作業を開始できない場合はスケジュールを移動させています。ちょっと自分にプレッシャーをかけているわけです。こうしておくと、作業中は次の予定をパソコンの画面から通知してくれて、席を立ってちょっと休憩している時にも、スマホが次の予定をお知らせしてくれます。

さらに、誤って「後で通知する」を「実行済み」にしてしまった場合も、スマホかパソコンのどちらかに、まだ通知が残っているので、速やかに修正ができます。これは忙しい時にはかなりの頻度で助けられていますので、ホント、リマインダー機能はおすすめですし、お持ちの端末全てでEvernoteアプリを同期させるのはおすすめです。

休みの日には仕事のことを考えたくないという人にとっては、嫌がられるかもしれませんが、私はスマホにもEvernoteアプリを入れていますので、常に仕事を携帯しながら休日も過ごしています。リラックスした休日に浮かぶビジネスアイデアは、もれなくEvernoteに記憶させ、仕事を楽しむようにしています。

隙間時間を積極的に作る

 Evernoteを賢く使いこなすためには、積極的に隙間時間を作るようにしています。隙間時間というのは、5分休憩や10分休憩のことで、この隙間時間にはで背伸びをしたり、部屋の換気、外に出て太陽の光に当たったり外の空気を吸うようにしています。

デスクワークが多いので、こういった時間を積極的に取らなければ、3時間5時間座りっぱなしという状態にすぐになってしまいます。こうなると、腰痛や肩こりの原因にもなりますし、集中力は切れているのに、その切れた集中状態のまま仕事を進めている状態が続いていることになってしまいます。

これでは、効率が落ちて当たり前です。

さらに、座りっぱなしの状態だと、自分自身にリセットが効いていないので、先ほどの「後で通知」を繰り返すことに抵抗がなくなり、次の予定内容を確認しないまま、通知を後回ししてしまうリスクが増えてしまうわけです。

このタイトなスケジューリング、細かな作業のスケジューリングは、その都度、ひとつの作業を進めながら次の作業と現状の作業進捗の優先度を図る目的があるのですが、その「優先度の判定」を鈍らせないように、この隙間時間を設けて自分にリセットを行う習慣を身につけたわけです。

1時間に1回くらいは、この隙間時間を使ってスマホを持ってデスクを離れます。そこで、スマホ片手に屈伸運動をしたり背伸びをしながら、自分にリセットをかけて、Evernoteを確認し、席に戻ります。こうすることで、多少の運動不足解消にもつながりますし、背中や腰が凝り固まることからも解放されていると私自身は感じています。

かなり、乱暴なEvernoteの活用方法かもしれませんが、もっと良い方法をご存知の方がいらっしゃいましたら、コメントください。

やっぱり、どんなに忙しくてもプロジェクトは着実に凡ミスなしに進めたいですし、必要な作業は必要なタイミングで適切に終わらせていきたいですからね!

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